Exigences de conformité ASK4
Voici les exigences légales auxquelles nous attendons de tous les fournisseurs, sous-traitants et autres partenaires d'ASK4 qu'ils se conforment.
Nonobstant toute autre disposition des présentes exigences de conformité, vous devez vous conformer à toutes les lois applicables (y compris la loi de 2010 sur la corruption, le règlement de 2012 sur le contrôle de l'amiante, la loi de 2010 sur l'égalité, la loi de 2025 sur les droits du travail, la loi de 2023 sur la protection des travailleurs (modifiant la loi de 2010 sur l'égalité), la loi de 1974 sur la santé et la sécurité au travail, la loi de 1988 sur le logement, le règlement de 2017 sur le blanchiment d'argent, le financement du terrorisme et le transfert de fonds (informations sur le payeur), la loi de 2002 sur le produit du crime et la loi de 2014 sur l'immigration).
Partie 1 – Dispositions obligatoires
1. Définitions
Cette section s'applique à tous les types de fournisseurs.
On entend par « dispositions relatives à la lutte contre la corruption et à la déontologie » les dispositions figurant à la clause 3 des présentes exigences de conformité.
« Dispositions relatives à la lutte contre la traite des êtres humains et le travail forcé » désigne les dispositions de l’article 6 des présentes exigences de conformité.
« Exigences de conformité » désigne les présentes exigences de conformité ASK4.
Les "sanctions économiques" désignent les sanctions commerciales, économiques ou financières ou les embargos commerciaux imposés périodiquement par une autorité de sanction, y compris les sanctions appliquées à un type particulier d'activité économique, y compris les sanctions sectorielles.
« Autorité gouvernementale » désigne tout gouvernement supranational, national, fédéral, étatique, municipal ou local (y compris toute subdivision, cour, agence ou commission administrative ou autre autorité de celui-ci) ou toute entité ou personne quasi gouvernementale, industrielle, commerciale ou privée exerçant des fonctions réglementaires, quasi réglementaires, fiscales, d’importation ou autres fonctions gouvernementales (y compris les bourses de valeurs et les autorités de la concurrence), ainsi que toute entité contrôlée majoritairement par l’une d’entre elles.
« Fonctionnaire gouvernemental » désigne tout agent, employé, représentant ou fonctionnaire d’une autorité gouvernementale, tout candidat à une fonction publique et tout responsable ou représentant d’un parti politique.
« Personnel » désigne toute personne déployée par Vous pour exécuter les commandes de biens ou de services, y compris les employés, les travailleurs temporaires et le personnel des sous-traitants.
Le terme « Fournisseur » désigne la personne ou l’entité qui fournit des biens ou des services à ASK4, y compris ses sociétés affiliées et tout sous-traitant intervenant dans le cadre de la fourniture de ces biens ou services. Dans les présentes exigences de conformité, les termes « Vous » et « Votre » désignent le Fournisseur.
« Représentants » désigne vos dirigeants, administrateurs, employés, agents, entrepreneurs et sous-traitants, ainsi que toute personne agissant en votre nom.
« Partie restreinte » désigne toute personne ou entité qui, au moment de toute activité pertinente en vertu de l’accord entre vous et ASK4, est :
(A) figurant sur une liste de sanctions tenue par une autorité de sanctions, ou détenue ou contrôlée par une personne figurant sur une telle liste, que ce soit en relation avec toutes les activités économiques ou commerciales ou seulement avec un type particulier d’activité économique, y compris une activité sectorielle ;
(B) le gouvernement d'un pays sanctionné ou une autorité gouvernementale d'un pays sanctionné ; ou
(C) un ressortissant ou un résident d'un pays sanctionné ou une personne morale constituée, existant ou opérant en vertu des lois d'un pays sanctionné.
« Autorité de sanction » désigne toute autorité gouvernementale dans toute juridiction dans laquelle vous exercez vos activités ou fournissez des services à ASK4, ainsi que (i) toute autorité gouvernementale au Royaume-Uni (y compris le Trésor de Sa Majesté et l'Office of Financial Sanctions Implementation (OFSI)), (ii) toute autorité gouvernementale aux États-Unis (y compris le Département d'État américain, le Département du Commerce américain et le Département du Trésor américain (et en particulier l'Office of Foreign Assets Control)), (iii) le Conseil de sécurité des Nations Unies et (iv) l'Union européenne.
« Dispositions relatives aux sanctions » désigne les dispositions de l’article 4 des présentes exigences de conformité.
« Pays sous sanctions » désigne tout pays ou territoire soumis à des sanctions économiques nationales imposées par une autorité de sanctions, y compris (sans limitation et à la date des présentes exigences de conformité) Cuba, l’Iran, la Libye, la Corée du Nord, le Soudan du Sud, le Soudan, la Syrie, la Crimée et toutes les régions d’Ukraine occupées par des étrangers, ainsi que tout autre pays ou territoire qui devient soumis à des sanctions économiques nationales de temps à autre.
Pour éviter toute ambiguïté, les références faites dans les présentes exigences de conformité à toute loi applicable incluent toute modification, réadoption ou remplacement de cette loi et toute loi substantiellement similaire dans toute juridiction.
2. Exigences d'intégration
Cette section s'applique à tous les types de fournisseurs.
2.1 Vous devez, à vos frais, vous conformer aux exigences de conformité ASK4 relatives à l'intégration, y compris les éléments suivants, le cas échéant :
2.1.1 remplir les formulaires de préqualification ;
2.1.2 répondre aux questions d'audit ;
2.1.3 fournir la documentation relative au programme de santé et de sécurité ;
2.1.4 fournir une lettre de vérification de compte bancaire ;
2.1.5 fournir des preuves de l'enregistrement de la société et de son immatriculation fiscale ;
2.1.6 fournir des déclarations relatives à l'esclavage moderne (ou d'autres preuves de conformité) ;
2.1.7 fournir des déclarations ESG ; et
2.1.8 fournir la preuve d'une assurance aux niveaux et aux conditions requis par ASK4.
2.2 Vous devez vous conformer à toutes les exigences d'intégration légitimes notifiées par ASK4 avant votre nomination ou la conclusion de tout accord entre vous et ASK4. La conformité après la nomination ou la conclusion d'un accord ne sera autorisée que dans la mesure et pour le délai expressément convenus par écrit avec ASK4.
2.3 Vous devez vous conformer à toutes les dispositions de tout accord conclu entre vous et ASK4 pendant toute la durée de celui-ci et effectuer tout renouvellement nécessaire pour rester un fournisseur agréé d'ASK4.
2.4 Vous devez vous assurer que les services sont conformes à toutes les lois, réglementations, directives réglementaires, licences, autorisations et normes sectorielles applicables, aux présentes exigences de conformité et à toutes les politiques d'ASK4 qui vous sont notifiées ; qu'ils sont exécutés par un personnel qualifié, compétent, formé et supervisé avec diligence et professionnalisme ; et qu'ils n'exposent pas ASK4, ses employés, clients ou partenaires à un risque juridique, réglementaire, opérationnel, de santé et de sécurité ou de réputation important. Tout manquement important à la présente clause 2.4 constitue une violation substantielle et autorise ASK4 à exercer ses droits en vertu de la clause 8.
3. Dispositions relatives à la lutte contre la corruption et à la conduite
Cette section s'applique à tous les types de fournisseurs.
3.1 Vous garantissez et vous vous engagez à ce que :
3.1.1 ni vous, ni aucun de vos représentants n’a enfreint ou n’enfreindra aucune loi ou réglementation applicable en matière de lutte contre la corruption, y compris la Convention des Nations Unies contre la corruption, la Convention de l’OCDE sur la lutte contre la corruption d’agents publics étrangers dans les transactions commerciales internationales, la loi américaine de 1977 sur les pratiques de corruption à l’étranger (Foreign Corrupt Practices Act) et la loi britannique de 2010 sur la corruption (UK Bribery Act) (les « lois anti-corruption ») ; et
3.1.2 Vous et vos représentants vous engagez à respecter les lois anti-corruption dans le cadre de l'exercice des activités prévues par tout accord conclu entre vous et ASK4.
3.2 Vous garantissez et vous vous engagez à ce que ni vous, ni aucun de vos représentants, n’ait offert, donné, demandé ou reçu, ni n’offre, ne donne, ne demande ou ne reçoive, directement ou indirectement, quoi que ce soit ayant une valeur, dans le but de :
3.2.1 influencer les actes, décisions ou omissions d'un agent public ou de toute autre personne ou entité dans le but d'obtenir ou de conserver un marché ou de s'assurer un avantage commercial indu ;
3.2.2 inciter toute personne ou entité à agir de manière inappropriée, en violation des obligations qui lui incombent ;
3.2.3 inciter un fonctionnaire ou toute autre personne ou entité à user de son influence auprès d'une autorité publique ou de toute autre personne ou entité afin de commettre un acte répréhensible ou d'obtenir ou de conserver un marché ; ou
3.2.4 ont pour objet ou pour effet la corruption publique ou commerciale, l'acceptation ou la tolérance d'actes d'extorsion, de pots-de-vin ou de tout autre moyen illégal ou abusif visant à obtenir ou à conserver des marchés.
3.3 Vous garantissez et vous vous engagez à ce que :
3.3.1 aucune participation, directe ou indirecte, dans le Prestataire n'est détenue ou contrôlée par une autorité publique, un fonctionnaire ou un membre de la famille proche d'un fonctionnaire, ni au profit de ceux-ci ; et
3.3.2 Aucun de vos représentants n'est une autorité publique ou un fonctionnaire.
3.4 Vous devrez en informer ASK4 sans délai si cette situation venait à changer ou était susceptible de changer.
4. Dispositions relatives aux sanctions
Cette section s'applique à tous les types de fournisseurs.
4.1 Vous garantissez et vous engagez à ne pas avoir :
4.1.1 fourni ou reçu des biens, des services ou des technologies, y compris des services ou des produits de crédit et financiers, à destination ou en provenance d'un pays sanctionné ou d'une partie soumise à des restrictions, en violation d'une sanction économique ;
4.1.2 importé, exporté ou facilité l'importation ou l'exportation de tout produit, service ou technologie, y compris des services et produits financiers et de crédit, à destination ou en provenance d'un pays sanctionné ou d'une partie soumise à des restrictions, en violation d'une sanction économique ; ou
4.1.3 être autrement engagé dans une transaction financière ou commerciale avec un pays sanctionné ou une partie soumise à des restrictions, en violation d'une sanction économique.
4.2 Vous vous engagez à ne pas vous livrer à l'une des actions énumérées dans la présente clause 4 ni à y contribuer.
5. Loi de 2017 sur les finances criminelles
Cette section s'applique à tous les types de fournisseurs.
5.1 ASK4 ne tolère pas la fraude fiscale et s'engage à veiller à ce qu'aucun de ses employés, agents ou représentants tiers ne se livre à des pratiques frauduleuses en matière fiscale.
5.2 Vous garantissez et vous engagez à mettre en œuvre des procédures raisonnables pour empêcher l'évasion fiscale de vos employés, agents ou autres tiers.
5.3 Vous reconnaissez en outre que vous comprenez vos responsabilités en vertu de la partie 3 de la loi de 2017 sur les finances criminelles (« partie 3 ») et que vous avez mis en place des procédures de prévention raisonnables (telles que mentionnées dans la partie 3) pour garantir que ni vos représentants ni vos tiers concernés ne commettront les infractions pénales mentionnées dans la partie 3.
5.4 Après notification raisonnable de la part d'ASK4, vous fournirez à ASK4 les informations et l'assistance dont elle pourrait raisonnablement avoir besoin pour s'assurer de votre conformité à la partie 3.
6. Dispositions relatives à la lutte contre la traite des êtres humains et le travail forcé
Cette section s'applique à tous les types de fournisseurs.
6.1 Vous garantissez et vous vous engagez à ce que ni vous, ni aucun de vos représentants, n’ait enfreint ou n’enfreigne aucune loi nationale ou internationale relative à la lutte contre la traite des êtres humains ou le travail forcé (les « lois sur l’esclavage moderne et les questions ESG »), y compris, sans s’y limiter : (i) la loi britannique de 2015 sur l’esclavage moderne (UK Modern Slavery Act 2015) ; (ii) la loi californienne sur la transparence dans les chaînes d’approvisionnement ; (iii) le règlement fédéral américain sur les marchés publics visant à mettre fin à la traite des personnes ; (iv) la Convention sur le travail forcé de 1930 (n° 29) ; (v) la Convention de 1957 sur l’abolition du travail forcé (n° 105) ; (vi) la loi sur la prévention du travail forcé des Ouïghours ; ou (vii) toute législation applicable en matière de lutte contre la traite des êtres humains ou de droit du travail dans toute juridiction où vous exercez vos activités.
6.2 Si vous avez connaissance ou soupçonnez raisonnablement une violation des lois nationales et/ou internationales contre la traite des êtres humains ou le travail forcé, vous devez en informer ASK4 sans délai indu (et en tout état de cause dans un délai de cinq (5) jours ouvrables, c'est-à-dire tout jour autre qu'un samedi, un dimanche ou un jour férié en Angleterre) après avoir eu connaissance de cette violation ou l'avoir raisonnablement soupçonnée. Vous devez également informer ASK4 sans délai de toute enquête, plainte formelle ou réclamation relative à une violation avérée ou potentielle de la loi, et en tout état de cause dans un délai de trente (30) jours suivant cette enquête, plainte formelle ou réclamation.
6.2.1 Dans le cadre de nos engagements en vertu des lois sur l’esclavage moderne et les critères ESG, ASK4 peut vous demander de : vous inscrire à Supplier Ethical Data Exchange (« SEDEX ») en tant que membre, compléter votre profil pour fournir un score d’évaluation des risques, maintenir une inscription active et vous connecter avec ASK4 sur la plateforme SEDEX ;
6.2.2 veiller à ce que tous les audits éthiques ou sociaux réalisés par vous, par des tiers pour votre compte ou par des tiers sur vos opérations soient enregistrés sur la plateforme SEDEX et mis à la disposition d'ASK4 (chacun étant un « Audit ») ; et
6.2.3 à vos frais, prendre les mesures correctives appropriées pour remédier à tout problème ou défaillance identifié lors d'un audit.
7. Égalité, dignité au travail et conduite au travail
Cette section s'applique à tous les types de fournisseurs
7.1 Vous vous engagez à respecter les politiques d’ASK4 (telles qu’elles vous sont communiquées de temps à autre) relatives à l’égalité, à la dignité au travail, au comportement sur le lieu de travail et au traitement équitable et professionnel de tous les résidents, résidents potentiels et leurs invités, des employés d’ASK4 et de toute autre personne avec laquelle votre personnel interagit dans le cadre des services, sans distinction d’âge, de handicap, de race, de nationalité, d’origine ethnique ou nationale, de religion, de croyance ou d’absence de religion/croyance, de sexe, orientation sexuelle, le fait d’être enceinte ou d’avoir un enfant, le changement de sexe, le mariage et le partenariat civil, et conformément à toutes les directives juridictionnelles ; en outre, vous acceptez la responsabilité de former vos représentants afin qu’ils se conforment à ces politiques.
7.2 Vous devez prendre toutes les mesures raisonnables pour garantir que votre personnel ne se livre à aucune discrimination illégale, à aucun harcèlement (y compris le harcèlement sexuel), à aucune victimisation ni à aucun autre comportement inapproprié au travail dans le cadre des services, conformément à la loi de 2010 sur l'égalité (Equality Act 2010), à la loi de 2023 modifiant la loi de 2010 sur la protection des travailleurs (Worker Protection (Amendment of Equality Act 2010) Act 2023) et à toutes les autres lois applicables en matière d'égalité et d'emploi. Ces mesures comprennent la mise en place de politiques et de procédures appropriées, la formation adéquate du personnel concerné et la tenue des registres de cette formation (que vous devrez fournir à ASK4 sur demande raisonnable), ainsi que la prise de mesures appropriées en cas de manquement constaté.
7.3 Vous devez maintenir des politiques et procédures appropriées en matière d'égalité, de dignité au travail, de harcèlement, de traitement des griefs et de normes de conduite professionnelle adaptées à la nature des services. Sur demande raisonnable, vous devez fournir à ASK4 des copies de ces politiques ou la preuve de leur mise en œuvre.[1]
7.4 Toute violation importante de la présente clause 7 constitue une violation importante des présentes exigences de conformité et ASK4 peut exercer ses droits en vertu de la clause 8, y compris exiger le retrait du personnel des services ou résilier tout accord entre vous et ASK4, le cas échéant.
7.5 Vous imposerez à tout sous-traitant dont le personnel exécute les services ou se rend sur un lieu où les services sont exécutés des obligations équivalentes à celles énoncées dans la présente clause 7, et vous resterez responsable du respect de la présente clause 7 par ces sous-traitants.
8. Dispositions complémentaires
Cette section s'applique à tous les types de fournisseurs.
8.1 Vous garantissez et vous vous engagez à ce qu’à tout moment pertinent, aucune allégation, accusation, procédure, enquête ou demande d’informations ne soit formulée à votre encontre ou à l’encontre de l’un de vos représentants par une autorité gouvernementale concernant une violation effective ou potentielle des présentes exigences de conformité. Vous informerez immédiatement ASK4 si cette situation venait à changer ou était susceptible de changer.
8.2 Vous garantissez et vous engagez à ce que tous les paiements effectués dans le cadre de l'exécution de tout accord entre vous et ASK4 soient :
8.2.1 correctement et précisément enregistré dans vos livres et registres, y compris le montant, le but et le destinataire ;
8.2.2 maintenu conformément à vos procédures internes et accompagné de la documentation justificative ; et
8.2.3 tenus conformément à toutes les autres lois applicables relatives à la préparation et à la tenue des livres, registres ou comptes, dans chaque cas d'une manière qui offre une assurance suffisante que toutes vos transactions sont enregistrées sous une forme qui permet de se conformer aux présentes exigences de conformité.
8.3 Vous garantissez et vous engagez à ce que ni vous, ni aucun de vos représentants, n'ayez :
8.3.1 a contourné tous les contrôles comptables internes ;
8.3.2 a falsifié des livres, des registres ou des comptes ;
8.3.3 a créé ou maintenu un fonds ou un actif qui n'a pas été inscrit dans les livres et registres d'une telle entité; ou
8.3.4 a tenté de contraindre ou d’influencer frauduleusement un comptable dans le cadre d’un audit, d’un examen ou d’une vérification de vos états financiers.
8.4 Vous vous engagez à ne pas vous livrer à aucune des activités ci-dessus pendant la durée de tout accord entre vous et ASK4.
8.5 ASK4 et ses représentants autorisés peuvent auditer, examiner et copier vos livres, registres, comptes et tout autre document relatif à tout accord conclu entre ASK4 et vous, quel que soit leur format, afin de vérifier votre conformité aux présentes exigences, y compris (le cas échéant) vos politiques, procédures, dossiers de formation, rapports d'audit et autres documents attestant de cette conformité. Si ces documents contiennent des données personnelles ou des informations confidentielles concernant des personnes physiques, vous pouvez les masquer dans la mesure raisonnablement nécessaire pour respecter les obligations applicables en matière de protection des données et de confidentialité. Vous conserverez tous ces documents et comptes pendant toute la durée de tout accord conclu entre vous et ASK4 et pendant (i) trois (3) ans après l'expiration ou la résiliation de tout accord entre vous et ASK4 ou (ii) la durée prévue par votre politique de conservation des données (la plus longue des deux périodes étant retenue). Vous vous engagez à coopérer pleinement à ces audits. Les droits énoncés dans la présente clause 8 doivent être explicitement inclus dans tout contrat de sous-traitance ou accord ultérieur conclu entre vous et l'un de vos représentants dans le cadre de l'exécution de tout accord conclu entre vous et ASK4.
8.6 Vous devez veiller à ce que le personnel fournissant les services reçoive une formation appropriée en matière de conformité, adaptée à ses rôles et responsabilités, et conserver les documents relatifs à cette formation. Vous devez notamment respecter les obligations de formation spécifiques prévues à l'article 7.
8.7 Vous garantissez et vous vous engagez à ce que vous-même et vos représentants mettiez en place, et continuiez à maintenir, des politiques, procédures et contrôles généraux adéquats (y compris une procédure d’alerte) afin de garantir que les services fournis dans le cadre de tout accord conclu entre vous et ASK4 soient conformes aux présentes exigences de conformité. Ceux-ci doivent inclure, le cas échéant, des contrôles comptables et financiers, ainsi qu’une diligence raisonnable à l’égard des tiers. Les politiques, procédures et contrôles spécifiques relatifs à l’égalité, à la dignité au travail, au harcèlement, à la conduite sur le lieu de travail, au traitement des réclamations, à la formation, à la tenue des registres et aux sous-traitants sont énoncés à la clause 7. Vous devez vous assurer que vos représentants ont connaissance des politiques, procédures et contrôles qui leur sont applicables et fournir sans délai à ASK4 des copies ou des détails de ceux-ci sur simple demande écrite.
8.8 Si vous avez connaissance, ou soupçonnez raisonnablement, une violation réelle ou potentielle des présentes Exigences de Conformité, ou toute allégation, plainte ou enquête relative à la corruption, la fraude, l'esclavage moderne, la discrimination, le harcèlement (y compris le harcèlement sexuel), la santé et la sécurité ou toute autre question susceptible d'exposer ASK4 à un risque juridique, réglementaire ou de réputation, vous devez en informer ASK4 par écrit sans délai indu et, en cas d'allégation, de plainte ou d'enquête relative au harcèlement sexuel ou à toute autre faute grave, dans un délai de 48 heures. Vous vous engagez à :
8.8.1 commencer une enquête, préserver toutes les preuves pertinentes et prendre des mesures immédiates pour suspendre toute activité illégale ou contraire à l'éthique identifiée dans l'avis en attendant le résultat de l'enquête ;
8.8.2 Coopérer pleinement à toute enquête d'ASK4 visant à déterminer si une violation a eu lieu et, dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans les trente (30) jours suivant la notification initiale (ou dans un délai plus court qu'ASK4 pourrait raisonnablement exiger pour gérer un risque juridique, réglementaire ou de réputation immédiat), fournir un rapport écrit au conseiller juridique d'ASK4 décrivant la méthode, la portée et les résultats de l'enquête. Ce rapport doit inclure une solution proposée pour toute violation avérée ou potentielle. Vous devez mener toute enquête complémentaire et réviser la solution proposée si nécessaire afin d'obtenir l'approbation d'ASK4 dans un délai raisonnable après la soumission du rapport, et vous devez mettre en œuvre toute solution approuvée.
8.8.3 qu'ASK4 peut divulguer des informations relatives à une violation probable de ces exigences de conformité, y compris l'existence et les termes de tout accord entre vous et ASK4, à toute autorité gouvernementale compétente et à toute autre personne qu'ASK4 ou son conseiller juridique considère comme ayant un besoin légitime de connaître.
8.9 Si ASK4 estime, en toute bonne foi, que vous ou l'un de vos représentants avez enfreint l'une quelconque de ces exigences de conformité d'une manière susceptible d'engager la responsabilité d'ASK4 ou de porter gravement atteinte à sa réputation, ASK4 aura le droit unilatéral d'exercer immédiatement, après notification écrite, les mesures suivantes :
8.9.1 Vous devez immédiatement retirer, suspendre ou remplacer tout membre du personnel si ASK4 estime raisonnablement que le maintien de cette personne présente un risque pour ASK4, ses employés, ses clients, sa réputation ou la bonne exécution des services. Vous devez vous conformer à cette exigence rapidement et à vos propres frais ;
8.9.2 Suspendre ou interrompre le paiement de tout ou partie d'une somme due ou à échoir en vertu de tout accord conclu entre vous et ASK4. ASK4 n'aura aucune obligation automatique de reprendre ou d'effectuer un tel paiement du seul fait que la violation concernée est ultérieurement corrigée, et toute décision en ce sens sera sans préjudice des droits d'ASK4 en matière de compensation, d'indemnisation, de résiliation et de recouvrement de toute perte ou autre somme ; et/ou
8.9.3 résilier immédiatement tout accord entre vous et ASK4.
8.10 Vous indemniserez ASK4 de toutes les pertes et dépenses découlant de ou liées à tout manquement aux présentes Exigences de Conformité. Ceci inclut tous les frais raisonnables de tiers (y compris les honoraires et frais raisonnables d'avocats et autres professionnels), les amendes, les dommages et intérêts et autres dépenses financières (y compris le remboursement des revenus ou des bénéfices) subis ou encourus par ASK4, ou qui lui sont imposés, en lien avec l'existence, les conclusions ou l'issue de toute plainte, enquête ou procédure relative à votre conformité aux présentes Exigences de Conformité. Si une disposition quelconque de cette indemnisation est nulle ou inapplicable en vertu du droit applicable, elle sera réputée modifiée dans la mesure nécessaire pour la rendre légale, valide et applicable. Si une telle modification est impossible, la disposition sera supprimée et les autres dispositions resteront pleinement en vigueur et, le cas échéant, seront interprétées de manière à se rapprocher le plus possible de l'objectif visé par la présente indemnisation.
8.11 ASK4 peut effectuer des vérifications préalables continues vous concernant (dont la portée, la méthode, la nature et la durée relèvent de la seule discrétion raisonnable d'ASK4). Vous acceptez de coopérer pleinement à ces vérifications et de répondre rapidement et précisément à toute demande d'informations ou de documents.
8.12 Sauf stipulation contraire dans un accord écrit distinct signé expressément par ASK4 et régissant les fournitures concernées, toutes les fournitures sont soumises aux Conditions Générales d'Achat d'ASK4 (https://www.ask4.com/legal/ask4-terms-of-purchase) et s'y conforment. Ces conditions s'appliquent à l'exclusion de toutes autres conditions (y compris celles mentionnées dans les devis, accusés de réception, factures, bons de livraison, catalogues ou les conditions implicites découlant des usages commerciaux). Lorsqu'un accord distinct signé stipule qu'il couvre toutes les fournitures entre les parties, il prévaut quant à son champ d'application et sa durée. Dans le cas contraire, les Conditions Générales d'Achat d'ASK4 continuent de régir toutes les autres commandes et s'appliquent à toutes les fournitures effectuées à ASK4.
8.13 Vous fournirez à ASK4 au moins une fois par an ou à la demande d'ASK4 un certificat confirmant la conformité aux présentes exigences de conformité.
Partie 2 – Dispositions conditionnelles
9. Attestations d'assurance
Cette section ne s'applique que si vous appartenez à l'une des catégories de fournisseurs suivantes : « Installation », « Entrepreneurs », « Télécommunications », « Transport », « Services professionnels ».
9.1 Lorsque vous fournissez des biens ou des services nécessitant la présence d’un représentant sur le lieu où les services sont fournis, vous devez disposer de certificats d’assurance à jour et les fournir à ASK4 sur simple demande. Toute interruption de couverture constituera un manquement grave aux présentes exigences de conformité et pourra entraîner la suspension des commandes ou de l’accès par ASK4, ou l’exercice par celle-ci des droits prévus à la clause 8.
10. Approvisionnement responsable en minéraux
Cette section ne s'applique que si vous êtes l'un des types de fournisseurs suivants : « Fabricant de matériel informatique », « Distributeur de matériel informatique ».
10.1 Vous garantissez et vous vous engagez à ce que tous les minerais utilisés dans les produits fournis à ASK4 (notamment l'étain, le tantale, le tungstène et l'or) proviennent de sources responsables et ne servent, ni directement ni indirectement, à financer ou à profiter à des groupes armés, ni à contribuer à des violations des droits de l'homme.
10.2 Vous garantissez et vous engagez à maintenir des mesures appropriées de diligence raisonnable et de traçabilité de la chaîne d'approvisionnement, alignées sur les lignes directrices de l'OCDE sur le devoir de diligence pour des chaînes d'approvisionnement responsables de minéraux provenant de zones de conflit et de zones à haut risque et, le cas échéant, sur le règlement (UE) 2017/821.
10.3 Vous garantissez et vous engagez à ne pas vous approvisionner sciemment en minéraux provenant de zones de conflit et à haut risque (CAHRA) sans évaluation appropriée des risques, contrôles d'atténuation et diligence raisonnable documentée, et vous fournirez des preuves de conformité sur demande.
10.4 Vous garantissez et vous engagez à faire suivre contractuellement ces exigences de conformité tout au long de votre propre chaîne d'approvisionnement, y compris aux fournisseurs de sous-traitance et aux fabricants de matériel.
11. Sélection des travailleurs
Cette section ne s'applique que si vous êtes un fournisseur appartenant à l'une des catégories suivantes : « Installation », « Entrepreneurs », « Opérateurs télécoms ».
11.1 Vous vous engagez à faire preuve de toute la diligence requise pour ne pas affecter de membres du personnel ou d’autres employés, travailleurs ou sous-traitants à la prestation des services sur les sites des clients d’ASK4 sans qu’ils soient titulaires d’un certificat du Disclosure and Barring Service (« DBS ») (ou de son équivalent local) qui :
11.1.1 est daté de douze (12) mois au plus avant le début des services par cette ou ces personnes ;
Le point 11.1.2 a été vérifié et validé conformément à vos politiques internes ; et
11.1.3 est renouvelé au moins tous les deux (2) ans à compter de la date d'émission du précédent certificat DBS, dans la mesure où la personne continue à travailler avec vous pour fournir les services à ASK4.
11.2 Vous comprenez qu’il est de votre devoir d’utiliser des pratiques d’embauche responsables et de reconnaître les politiques d’ASK4 concernant la vérification des antécédents de vos représentants.
12. Conformité au droit au travail et au droit de séjour
Cette section ne s'applique que si vous êtes l'un des types de fournisseurs suivants : « Installation », « Entrepreneurs », « Opérateurs télécoms ».
12.1 Lorsqu’une personne fournit les Services au Royaume-Uni, vous devez vérifier son droit de travailler, conformément aux directives du Home Office, qu’il s’agisse d’une personne engagée dans le cadre d’un contrat de services, d’un sous-traitant ou d’une personne engagée par l’intermédiaire d’un service de mise en relation en ligne ou d’une plateforme, avant que cette personne ne commence à travailler, conformément à l’article 48 de la loi de 2025 sur la sécurité aux frontières, l’asile et l’immigration.
12.2 Lorsque toute personne exécute les Services dans un État membre de l'UE dans lequel ASK4 exerce ses activités, vous devez effectuer des vérifications équivalentes du droit au travail ou du droit de séjour requises en vertu de la loi nationale applicable de cet État membre mettant en œuvre la directive 2009/52/CE (la directive relative aux sanctions contre les employeurs) ou toute législation de remplacement ou de remplacement, avant que cette personne ne commence à travailler.
12.3 Lorsqu'un droit de substitution s'applique, vous devez effectuer la vérification prévue aux articles 12.1 ou 12.2 sur tout remplaçant avant le début de la prestation des Services et ne pas vous fier à la personne initialement prévue pour vérifier le droit au travail ou au séjour du remplaçant. Vous devez mettre en place des procédures de vérification d'identité proportionnées afin de confirmer que la personne exécutant les Services est bien celle dont le statut a été vérifié.
12.4 Vous ne devez pas engager un autre sous-traitant pour exécuter les Services sans le consentement écrit préalable d'ASK4, et lorsque le consentement est donné, vous devez imposer à ce sous-traitant des obligations équivalentes à celles de la présente clause 12.
12.5 Vous autoriserez ASK4 à auditer votre conformité à la présente clause 12 sur préavis raisonnable.
12.6 Si une personne est reconnue coupable de travailler illégalement en lien avec les Services et qu'aucune excuse légale ou défense équivalente n'existe en vertu de la loi applicable, ASK4 peut suspendre ou résilier tout accord entre Vous et ASK4 avec effet immédiat.
12.7 Vous indemniserez ASK4 de toute sanction civile, amende ou autre perte subie par ASK4 en raison de votre manquement à la présente clause 12.
13. Certification et conformité des produits
Cette section ne s'applique que si vous êtes l'un des types de fournisseurs suivants : « Installation », « Opérateur télécom », « Fabricant de matériel », « Distributeur de matériel », « Consommables ».
13.1 Dans la présente clause 13, le terme « Produits » désigne l'ensemble des marchandises fournies.
13.2 Tous les Produits doivent être conformes à toutes les lois, réglementations et normes applicables régissant leur vente et leur distribution sur tous les marchés où ASK4 exerce ses activités (à savoir le Royaume-Uni, l'Union européenne, les États-Unis d'Amérique et tout pays qui vous serait notifié par ASK4). Sans limiter la portée générale de ce qui précède, vous garantissez et vous engagez expressément à ce que tous les Produits soient :
13.2.1 dûment marqué des marques CE et UKCA ;
13.2.2 marqué de tout marquage requis (directement ou pour permettre la conformité d'ASK4) en vertu du Règlement de 2013 sur les déchets d'équipements électriques et électroniques, de la Directive sur les déchets d'équipements électriques et électroniques (et de ses transpositions locales) et du Règlement (UE) 2023/1542 du Parlement européen et du Conseil du 12 juillet 2023 concernant les piles et les batteries usagées ;
13.2.3 conforme à toutes les exigences applicables en matière de sécurité, de santé et de protection de l'environnement et conforme aux réglementations et normes établies par la Federal Communications Commission (FCC) et la Consumer Product Safety Commission (CPSC) ;
13.2.4 conformes à la Directive sur la compatibilité électromagnétique (et à ses transpositions locales), en veillant à ce que ces Produits ne génèrent pas, ou ne soient pas affectés par, des perturbations électromagnétiques ou ne causent pas d'interférences avec d'autres produits ou appareils.
13.3 Vous devez vous assurer que tous les produits fournis en vertu des présentes sont adaptés à l'usage prévu et peuvent être légalement vendus, utilisés et mis sur le marché au Royaume-Uni, dans l'Union européenne et aux États-Unis. Vous devez obtenir toutes les approbations et certifications nécessaires.
13.4 Dans le cas où un Produit s'avérerait non conforme aux dispositions de la présente clause 13, vous prendrez rapidement toutes les mesures nécessaires à vos propres frais pour assurer cette conformité, y compris, mais sans s'y limiter, la modification, le remplacement ou le rappel de tout Produit non conforme.
14. Dispositions relatives à la sécurité de l'information
Cette section ne s'applique que si vous êtes ce type de fournisseur :
- « Installation », « Fabricant de matériel », « Distributeur de matériel » (clause 14.1) ;
- « Télécommunications », « Solution hébergée dans le cloud (SaaS) », « Marketing », « Services professionnels », « Voyages » (articles 14.2 et 14.3) ;
- « Fabricant de matériel », « Solution hébergée dans le cloud (SaaS) » (article 14.4).
14.1 Lorsque vous fournissez, mettez à disposition ou offrez des biens, des services ou des infrastructures destinés à être utilisés dans le cadre de la fourniture du réseau public de communications électroniques ou du service public de communications électroniques d’ASK4, vous devez aider ASK4 à se conformer au règlement de 2022 sur les communications électroniques (mesures de sécurité) et à l’article 105A, paragraphe 1, de la loi de 2003 sur les communications (ainsi qu’à toute exigence similaire mise en œuvre dans d’autres pays où ASK4 exerce ses activités en vertu de la directive (UE) 2018/1972 établissant le code européen des communications électroniques). En particulier, vous devez :
14.1.1 identifier les risques de compromission de la sécurité liés au réseau ou au service d'ASK4 qui pourraient être causés par vos biens, services ou installations et en informer et coopérer avec ASK4 pour atténuer ces risques à vos propres frais ;
14.1.2 Si vous êtes un fournisseur de réseau ayant accès au réseau ou au service d'ASK4 ou à des données sensibles, vous devez prendre les mesures appropriées et proportionnées aux fins suivantes : (a) identifier les risques de compromission de la sécurité ; (b) réduire les risques de compromission de la sécurité ; et (c) se préparer à la survenance de compromissions de la sécurité ;
14.1.3 permettre à ASK4 de surveiller toutes les activités entreprises ou organisées par Vous en relation avec son réseau ou son service ;
14.1.4 coopérer avec ASK4 pour résoudre les incidents qui causent ou contribuent à une compromission de sécurité en relation avec le réseau ou le service d'ASK4 ou qui augmentent le risque d'une telle compromission ;
14.1.5 veiller à ce que toutes les connexions réseau et tous les partages de données avec ASK4, ou organisés par vous ou par un tiers en votre nom, soient gérés de manière sécurisée ; et
14.1.6 disposent de plans écrits appropriés pour gérer la résiliation et la transition des contrats avec ASK4 tout en maintenant la sécurité du réseau ou du service.
14.2 Lorsque vous traitez des informations confidentielles ou des données personnelles d'ASK4 (« Données ASK4 »), vous devez mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour les protéger contre tout traitement non autorisé ou illicite, ainsi que contre toute perte, destruction ou altération accidentelle. Ces mesures doivent être proportionnées au préjudice susceptible de résulter d'un tel traitement ou d'une telle perte, destruction ou altération, et à la nature des données à protéger, en tenant compte de l'état des technologies et du coût de leur mise en œuvre. Ces mesures peuvent notamment inclure, le cas échéant, la pseudonymisation et le chiffrement des Données ASK4, la garantie de la confidentialité, de l'intégrité, de la disponibilité et de la résilience de vos systèmes et services, la garantie d'un rétablissement rapide de la disponibilité et de l'accès aux Données ASK4 après un incident, et l'évaluation régulière de l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles adoptées. À la demande raisonnable d'ASK4, vous devrez fournir la preuve de ces mesures et autoriser ASK4 ou ses représentants autorisés à vérifier votre conformité à la présente clause 14.
14.3 Lorsque vous traitez des données personnelles dans le cadre de la fourniture d'un service de communications électroniques public, vous devez informer ASK4 de toute violation de données dans un délai de vingt-quatre (24) heures. Pour toute autre violation de sécurité entraînant la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée ou l'accès non autorisé, accidentels ou illicites, à des données personnelles relatives à vos biens, services ou installations, vous devez en informer ASK4 dans un délai de soixante-douze (72) heures.
14.4 Lorsque vous développez des produits, des logiciels ou des services pour ASK4 ou que vous fournissez des services de support informatique à ASK4, vous devez faire preuve de compétence et de diligence raisonnables pour garantir que les services sont fournis et/ou développés de manière sécurisée ; cela inclut, sans toutefois s’y limiter :
14.4.1 mise en œuvre de pratiques de codage sécurisées pour prévenir les vulnérabilités courantes telles que l'injection SQL, le cross-site scripting (XSS) et la falsification de requêtes intersites (CSRF) ;
14.4.2 effectuer des évaluations de sécurité régulières, y compris des revues de code et des analyses de vulnérabilité ;
14.4.3 en assurant, le cas échéant, le chiffrement des données en transit et au repos ;
14.4.4 appliquer rapidement les correctifs et mises à jour nécessaires pour remédier aux vulnérabilités connues ;
14.4.5 s’assurer que les bibliothèques et composants tiers utilisés dans le logiciel sont régulièrement mis à jour et exempts de vulnérabilités connues ;
14.4.6 effectuer des tests de sécurité rigoureux et corriger rapidement tout problème de sécurité identifié ;
14.4.7 mettre en œuvre des contrôles d'accès appropriés afin de garantir que seul le personnel autorisé ait accès au logiciel et aux données associées ; et
14.4.8 Vous ne devez pas intégrer au logiciel développé de logiciel libre dont la licence exige que tout logiciel distribué ou toute œuvre dérivée de celui-ci soit distribué sous la même licence libre (y compris, mais sans s'y limiter, les logiciels sous licence GNU GPL ou Affero AGPL) (ci-après désignés collectivement « Logiciels libres sous licence Copyleft ») sans l'autorisation écrite préalable d'ASK4. Vous pouvez utiliser des logiciels libres qui ne sont pas des logiciels libres sous licence Copyleft.
15. Traitement des données personnelles
Cette section s'applique uniquement aux fournisseurs qui traitent des données à caractère personnel pour le compte d'ASK4.
15.1 Sauf accord contraire, lorsque vous traitez des données à caractère personnel d'ASK4 en tant que sous-traitant, vous devez le faire conformément au contrat de sous-traitance d'ASK4 (responsable du traitement ASK4) (https://www.ask4.com/data-processing-agreement-ask4-controller).
16. Santé et sécurité
Cette section ne s'applique que si vous appartenez à l'une des catégories suivantes de fournisseurs : « Installation », « Entrepreneurs », « Opérateurs télécoms », « Services professionnels ».
16.1 Vous devez :
16.1.1 Posséder les compétences, les connaissances, l'expérience et les comportements, et, le cas échéant, les capacités organisationnelles, nécessaires pour satisfaire aux exigences de compétences applicables à votre rôle et fournir à ASK4 les informations pertinentes permettant à ASK4 d'évaluer avec succès votre conformité aux lois applicables en matière de santé et de sécurité ; et
16.1.2 conserver et tenir à jour les dossiers de formation obligatoire en matière de santé et de sécurité et les mettre à la disposition d'ASK4 sur demande.
16.2 Lorsque vous effectuez des « travaux de construction » au sens du Règlement de 2015 sur la construction (conception et gestion) ou de toute autre transposition locale de la directive européenne 92/57/CEE (le « Règlement CDM »), vous devez :
16.2.1 remplir le rôle d’entrepreneur principal et/ou de concepteur principal comme l’exigent les réglementations CDM ;
16.2.2 fournir à ASK4 une visibilité sur les pratiques de travail sur le site où sont effectués les travaux de construction (le « Site ») et sur toute la documentation produite aux fins du règlement CDM ; et
16.2.3 se conformer à la partie 2A du Règlement de construction de 2010 et, lorsqu'ils effectuent des travaux en lien avec un « bâtiment à risque plus élevé » (tel que défini dans le Règlement de 2023 sur les bâtiments à risque plus élevé (descriptions et dispositions supplémentaires) (SI 2023/275)), au Règlement de 2023 sur les bâtiments (procédures relatives aux bâtiments à risque plus élevé) (Angleterre) (SI 2023/909).
16.3 Vous garantissez et vous engagez à n'avoir fait l'objet d'aucune sanction grave imposée par un organisme de réglementation en matière de santé et de sécurité (y compris le Building Safety Regulator, le Health and Safety Executive, tout organisme successeur ou toute autorité locale ou publique), ni à avoir commis de faute similaire en vertu du Règlement sur la construction de 2010. Vous devez informer ASK4 par écrit sans délai indu si cette situation change ou est susceptible de changer pendant la durée de tout accord entre vous et ASK4.
Mises à jour
16 février 2024 : Ajout de l’article 8 (Égalité, dignité au travail et conduite au travail). S’applique à toutes les livraisons de produits effectuées à compter de cette date.
20 juin 2024 : Ajout de l’article 9 (Vérification des travailleurs). S’applique à toutes les livraisons de produits effectuées à compter de cette date.
8 juillet 2024 : Ajout de l’article 5.2 (Loi de 2017 sur les finances criminelles). S’applique à tous les prestataires.
11 novembre 2024 : Ajout de l’article 12 (Traitement des données personnelles). Applicable à tous les fournisseurs concernés.
13 mars 2025 : Ajout de l’article 13 (Santé et sécurité). S’applique à tous les prestataires concernés.
6 octobre 2025 : Ajout de la section 14.12 (Conditions d’achat). Applicable à tous les fournisseurs.
23 février 2026 : Corrections typographiques et linguistiques, clarifications des termes définis, modifications de certaines définitions et nouvelle section 7 (Approvisionnement responsable en minéraux). S’applique à tous les fournisseurs.
30 septembre 2026 : Renforcement des exigences en matière d’égalité, de dignité au travail et de conduite professionnelle ; élargissement de la définition de l’Autorité de sanction ; obligation de se conformer aux exigences d’intégration préalables à la nomination ; clarification du caractère substantiel de la défaillance d’assurance ; harmonisation des obligations découlant de la loi de 2017 sur le financement du crime ; réduction des délais de notification des cas d’esclavage moderne ; limitation des obligations de certification des produits aux biens ; introduction d’un droit d’audit des mesures de sécurité de l’information ; ajout d’exigences relatives au droit au travail et à l’admissibilité à l’emploi ; et renforcement des dispositions complémentaires. Applicable à tous les prestataires.