Nonobstant toute autre disposition des présentes exigences de conformité, vous devez vous conformer à toutes les lois applicables (y compris la loi de 2010 sur la corruption, le règlement de 2012 sur le contrôle de l'amiante, la loi de 1974 sur la santé et la sécurité au travail, etc. de 1974, la loi de 1988 sur le logement, le règlement de 2017 sur le blanchiment d'argent, le financement du terrorisme et le transfert de fonds (informations sur le payeur), la loi de 2002 sur les produits du crime et la loi de 2014 sur l'immigration).
1. Définitions
Les « dispositions relatives à la lutte contre la corruption et à la conduite »désignent les dispositions contenues dans la clause 3 des présentes exigences de conformité.
Les « dispositions relatives à la lutte contre la traite des êtres humains et le travail forcé »désignent les dispositions de la clause 6 des présentes exigences de conformité.
Les « exigences de conformité »désignent les présentes exigences de conformité ASK4.
Les « sanctions économiques »désignent toutes les sanctions commerciales, économiques ou financières ou tous les embargos commerciaux imposés de temps à autre par toute autorité de sanction, y compris toute sanction appliquée à un type particulier d'activité économique, y compris les sanctions sectorielles.
Le terme « autorité gouvernementale »désigne tout gouvernement supranational, national, fédéral, régional, municipal ou local (y compris toute subdivision, tribunal, agence administrative ou commission ou autre autorité de même nature) ou toute entité ou personne quasi-gouvernementale, industrielle, commerciale ou privée exerçant des fonctions réglementaires, quasi-réglementaires, fiscales, d'importation ou autres fonctions gouvernementales (y compris les bourses de valeurs mobilières et les autorités de la concurrence), ainsi que toute entité contrôlée majoritairement par l'une d'entre elles.
Le terme « fonctionnaire »désigne tout agent, employé, mandataire ou représentant d'une autorité gouvernementale, tout candidat à une fonction publique et tout responsable ou représentant d'un parti politique.
Le terme « personnel »désigne toute personne déployée par vous pour fournir les biens ou les services, y compris les employés, les travailleurs temporaires et le personnel des sous-traitants.
Le terme « fournisseur »désigne la personne physique ou morale qui fournit des biens ou des services à ASK4, y compris ses filiales et tout sous-traitant intervenant dans le cadre de ces biens ou services. Dans les présentes exigences de conformité, les termes « vous » et « votre » désignent le fournisseur.
Le terme « représentants »désigne vos dirigeants, administrateurs, employés, agents, sous-traitants et sous-traitants, ainsi que toute personne agissant en votre nom.
Le terme « partie soumise à des restrictions »désigne toute personne physique ou morale qui, au moment de toute activité pertinente dans le cadre de l'accord conclu entre vous et ASK4 :
(A) figurant sur une liste de sanctions tenue par une autorité de sanction, ou détenue ou contrôlée par une personne figurant sur cette liste, que ce soit en relation avec toutes les activités économiques ou commerciales ou uniquement avec un type particulier d'activité économique, y compris une activité sectorielle ;
(B) le gouvernement d'un pays sanctionné ou une autorité gouvernementale d'un pays sanctionné ; ou
(C) un ressortissant ou un résident d'un pays sanctionné ou une personne morale constituée, existant ou opérant en vertu des lois d'un pays sanctionné.
Le terme « autorité de sanction »désigne toute autorité gouvernementale dans toute juridiction dans laquelle vous exercez vos activités ou fournissez des services à ASK4, ainsi que (i) toute autorité gouvernementale aux États-Unis (y compris le Département d'État américain, le Département du commerce américain et le Département du Trésor américain (et en particulier, le Bureau du contrôle des avoirs étrangers)), (ii) le Conseil de sécurité des Nations Unies et (iii) l'Union européenne.
Les « dispositions relatives aux sanctions »désignent les dispositions de la clause 4 des présentes exigences de conformité.
Le terme « pays sanctionné »désigne tout pays ou territoire soumis à des sanctions économiques à l'échelle nationale imposées par une autorité de sanction, notamment Cuba, l'Iran, la Libye, la Corée du Nord, le Soudan du Sud, le Soudan, la Syrie, la Crimée et toute région de l'Ukraine occupée par une puissance étrangère.
Pour éviter toute ambiguïté, les références faites dans les présentes exigences de conformité à toute loi applicable incluent toute modification, réadoption ou remplacement de cette loi et toute loi substantiellement similaire dans toute juridiction.
2. Exigences relatives à l'intégration
2.1 Vous devez, à vos frais, vous conformer aux exigences de conformité ASK4 en matière d'intégration, y compris les éléments suivants, le cas échéant :
2.1.1 remplir les formulaires de préqualification ;
2.1.2 répondre aux questions d'audit ;
2.1.3 fournir la documentation relative au programme de santé et de sécurité ;
2.1.4 fournir une lettre de vérification de compte bancaire ;
2.1.5 fournir des preuves de l'enregistrement de la société et de son immatriculation fiscale ;
2.1.6 fournir des déclarations relatives à l'esclavage moderne (ou d'autres preuves de conformité) ;
2.1.7 fournir des déclarations ESG ; et
2.1.8 fournir la preuve d'une assurance aux niveaux et aux conditions requis par ASK4.
2.2 Vous devez faire tout votre possible pour vous conformer aux présentes exigences de conformité avant de conclure tout accord entre vous et ASK4 ou peu après.
2.3 Vous devez vous conformer à toutes les dispositions de tout accord conclu entre vous et ASK4 pendant toute la durée de celui-ci et effectuer tout renouvellement nécessaire pour rester un fournisseur agréé d'ASK4.
2.4 Lorsque vous fournissez des biens ou des services qui nécessitent la présence d'un représentant sur le lieu où les services sont fournis, vous devez conserver des certificats d'assurance à jour et les fournir à ASK4 sur demande. Toute interruption de couverture peut entraîner la suspension des commandes ou de l'accès par ASK4.
3. Dispositions relatives à la lutte contre la corruption et à la conduite
3.2 Vous garantissez et vous engagez à :
3.2.1 ni vous ni aucun de vos représentants n'avez enfreint ou n'enfreindrez les lois et réglementations anticorruption applicables, y compris la Convention des Nations Unies contre la corruption, la Convention de l'OCDE sur la lutte contre la corruption d'agents publics étrangers dans les transactions commerciales internationales, le Foreign Corrupt Practices Act 1977 et le UK Bribery Act 2010 (les «lois anticorruption ») ; et
3.2.2 Vous et vos représentants vous conformerez aux lois anti-corruption dans le cadre de l'exercice des activités prévues par tout accord conclu entre vous et ASK4.
3.3 Vous garantissez et vous engagez à ce que ni vous ni aucun de vos représentants n'offrez, ne donniez, ne demandiez ou ne receviez, directement ou indirectement, quoi que ce soit de valeur à :
3.3.1 influencer les actes, décisions ou omissions de tout fonctionnaire ou de toute autre personne ou entité dans le but d'obtenir ou de conserver un marché ou de s'assurer un avantage commercial indu ;
3.3.2 inciter toute personne ou entité à agir de manière inappropriée en violation de ses obligations ;
3.3.3 inciter tout fonctionnaire ou toute autre personne ou entité à user de son influence auprès d'une autorité gouvernementale ou de toute autre personne ou entité afin de commettre un acte répréhensible ou d'obtenir ou de conserver un marché ; ou
3.3.4 avoir pour objet ou pour effet la corruption publique ou commerciale, l'acceptation ou l'acquiescement à l'extorsion, les pots-de-vin ou tout autre moyen illégal ou inapproprié d'obtenir ou de conserver des marchés.
3.4 Vous garantissez et vous engagez à :
3.4.1 aucune participation directe ou indirecte dans le Fournisseur n'est détenue ou contrôlée par ou au profit d'une autorité gouvernementale, d'un fonctionnaire ou d'un membre de la famille proche d'un fonctionnaire ; et
3.4.2 Aucun de vos représentants n'est une autorité gouvernementale ou un fonctionnaire.
3.5 Vous informerez ASK4 sans délai si cela change ou est susceptible de changer.
4. Dispositions relatives aux sanctions
4.1 Vous garantissez et vous engagez à ne pas avoir :
4.1.1 fourni ou reçu des biens, des services ou des technologies, y compris des services ou des produits de crédit et financiers, à destination ou en provenance d'un pays sanctionné ou d'une partie soumise à des restrictions, en violation d'une sanction économique ;
4.1.2 importé, exporté ou facilité l'importation ou l'exportation de tout produit, service ou technologie, y compris des services et produits financiers et de crédit, à destination ou en provenance d'un pays sanctionné ou d'une partie soumise à des restrictions, en violation d'une sanction économique ; ou
4.1.3 être autrement engagé dans une transaction financière ou commerciale avec un pays sanctionné ou une partie soumise à des restrictions, en violation d'une sanction économique.
4.2 Vous vous engagez à ne pas vous livrer à l'une des actions énumérées dans la présente clause 4 ni à y contribuer.
5. Loi de 2017 sur les finances criminelles
5.1 ASK4 ne tolère pas la fraude fiscale et s'engage à veiller à ce qu'aucun de ses employés, agents ou représentants tiers ne se livre à des pratiques frauduleuses en matière fiscale.
5.2 Vous confirmez avoir mis en place des procédures raisonnables pour empêcher toute fraude fiscale de la part de vos employés, agents ou autres tiers.
5.3 Vous reconnaissez en outre que vous comprenez vos responsabilités en vertu de la partie 3 de la loi de 2017 sur les finances criminelles (« Partie 3 ») et que vous avez mis en place des procédures de prévention raisonnables (telles que mentionnées dans la Partie 3) afin de garantir que ni vos employés, ni vos agents, ni vos tiers concernés ne commettent les infractions pénales mentionnées dans la Partie 3.
5.4 Après notification raisonnable de la part d'ASK4, vous fournirez à ASK4 les informations et l'assistance dont elle pourrait raisonnablement avoir besoin pour s'assurer de votre conformité à la partie 3.
6. Dispositions relatives à la lutte contre la traite des êtres humains et le travail forcé
6.1 Vous garantissez et vous engagez à ce que ni vous, ni aucun de vos représentants, n'ayez enfreint ou n'enfreigniez les lois nationales ou internationales contre la traite des êtres humains ou le travail forcé (les «lois sur l'esclavage moderne et l'ESG »), y compris, sans s'y limiter : (i) la loi britannique de 2015 sur l'esclavage moderne ; (ii) la loi californienne sur la transparence dans les chaînes d'approvisionnement ; (iii) le règlement fédéral américain sur les achats publics visant à mettre fin à la traite des personnes ; (iv) la convention sur le travail forcé, 1930 (n° 29) ; (v) la Convention sur l'abolition du travail forcé, 1957 (n° 105) ; (vi) la loi sur la prévention du travail forcé des Ouïghours, ou (vii) toute loi applicable en matière de lutte contre la traite des êtres humains ou de travail dans toute juridiction dans laquelle vous exercez vos activités.
6.2 Si vous avez connaissance ou soupçonnez raisonnablement une violation des lois nationales et/ou internationales contre la traite des êtres humains ou le travail forcé dans toute juridiction, vous devez en informer ASK4 dès que vous en avez connaissance ou que vous soupçonnez raisonnablement la violation et, dans tous les cas, dès qu'une enquête, une plainte officielle ou une réclamation relative à une violation réelle ou potentielle de la loi est engagée. Vous acceptez d'informer ASK4 dans les trente (30) jours suivant cette enquête, plainte officielle ou réclamation.
6.2.1 Dans le cadre de nos engagements en vertu des lois sur l'esclavage moderne et les critères ESG, ASK4 peut vous demander : de vous inscrire en tant que membre au Supplier Ethical Data Exchange (« SEDEX »), de remplir votre profil afin de fournir une note d'évaluation des risques, de maintenir votre inscription active et de vous connecter à ASK4 sur la plateforme SEDEX ;
6.2.2 veiller à ce que tous les audits éthiques ou sociaux réalisés par vous, par des tiers pour votre compte ou par des tiers sur vos activités soient enregistrés sur la plateforme SEDEX et mis à la disposition d'ASK4 (chacun étant un «audit ») ; et
6.2.3 à vos frais, prendre les mesures correctives appropriées pour remédier à tout problème ou défaillance identifié lors d'un audit.
7. Approvisionnement responsable en minerais
7.1 Vous garantissez et vous engagez à ce que tous les minéraux utilisés dans les produits fournis à ASK4 (y compris l'étain, le tantale, le tungstène et l'or) proviennent de sources responsables et ne financent ni ne profitent, directement ou indirectement, à des groupes armés, ni ne contribuent à des violations des droits de l'homme.
7.2 Vous garantissez et vous engagez à maintenir des mesures appropriées de diligence raisonnable et de traçabilité dans la chaîne d'approvisionnement, conformément au Guide de l'OCDE sur le devoir de diligence pour des chaînes d'approvisionnement responsables en minerais provenant de zones de conflit ou à haut risque et, le cas échéant, au règlement (UE) 2017/821.
7.3 Vous garantissez et vous engagez à ne pas vous approvisionner sciemment en minerais provenant de zones de conflit et à haut risque (CAHRA) sans avoir procédé à une évaluation des risques appropriée, mis en place des mesures d'atténuation et fait preuve d'une diligence raisonnable documentée. Vous fournirez des preuves de votre conformité sur demande.
7.4 Vous garantissez et vous engagez à répercuter contractuellement ces exigences de conformité tout au long de votre propre chaîne d'approvisionnement, y compris auprès des sous-traitants et des fabricants de matériel.
8. Loi sur l'égalité de 2010
8.1 Vous devez vous conformer aux politiques d'ASK4 (qui vous sont communiquées régulièrement) relatives au traitement équitable et professionnel de tous les résidents, résidents potentiels et leurs invités, sans distinction d'âge, de handicap, de race, de nationalité, d'origine ethnique ou nationale, de religion, de croyance ou d'absence de religion/croyance, de sexe, d'orientation sexuelle, de grossesse ou de maternité, de changement de sexe, et conformément à toutes les directives juridictionnelles. En outre, vous acceptez la responsabilité de former vos représentants afin qu'ils se conforment à ces politiques.
8.2 Si vous ne respectez pas les politiques d'ASK4 mentionnées à la clause 8.1 et la loi britannique de 2010 sur l'égalité (Equality Act 2010), ASK4 peut résilier tout accord entre vous et ASK4 avec effet immédiat.
9. Sélection des travailleurs
9.1 Vous acceptez de faire preuve de diligence raisonnable en ne plaçant aucun membre du personnel ou autre employé, travailleur ou sous-traitant pour fournir les Services sur les sites des clients d'ASK4 sans certificat DBS (ou équivalent local) qui :
9.1.1 est daté de moins de douze (12) mois avant le début des Services par cette ou ces personnes ;
9.1.2 a été vérifié et approuvé conformément à vos politiques internes ; et
9.1.3 est renouvelé au moins tous les trois (3) ans à compter de la date de délivrance du certificat DBS précédent, dans la mesure où la personne continue à travailler avec vous pour fournir les services à ASK4.
9.2 Vous comprenez qu'il est de votre devoir d'adopter des pratiques d'embauche responsables et vous reconnaissez les politiques d'ASK4 concernant la vérification des antécédents de vos représentants.
10. Certification et conformité des produits
10.1 Dans la présente clause 10, le terme « Produits » désigne tous les biens et services fournis à ASK4 par vous.
10.2 Tous les Produits doivent être conformes à toutes les lois, réglementations et normes applicables régissant la vente et la distribution de ces produits sur tous les marchés où ASK4 opère (à savoir le Royaume-Uni, l'Union européenne, les États-Unis d'Amérique et tout autre pays qui vous est notifié par ASK4). Sans limiter la généralité de ce qui précède, vous garantissez et vous engagez spécifiquement à ce que tous les Produits soient :
10.2.1 dûment marqués des marques CE et UKCA ;
10.2.2 marqués de toute mention requise (directement ou pour permettre la conformité d'ASK4) en vertu du règlement de 2013 sur les déchets d'équipements électriques et électroniques, de la directive sur les déchets d'équipements électriques et électroniques (et de ses transpositions locales) et du règlement (UE) 2023/1542 du Parlement européen et du Conseil du 12 juillet 2023 relatif aux piles et accumulateurs et aux déchets de piles et d'accumulateurs ;
10.2.3 conforme à toutes les exigences applicables en matière de sécurité, de santé et de protection de l'environnement, ainsi qu'aux réglementations et normes établies par la Commission fédérale des communications (FCC) et la Commission de sécurité des produits de consommation (CPSC) ;
10.2.4 conformes à la directive sur la compatibilité électromagnétique (et à ses applications locales), garantissant que ces Produits ne génèrent pas de perturbations électromagnétiques, ne sont pas affectés par celles-ci et ne causent pas d'interférences avec d'autres produits ou appareils.
10.3 Vous devez vous assurer que tous les Produits fournis dans le cadre des présentes sont adaptés à l'usage prévu et peuvent être légalement vendus, utilisés et mis sur le marché au Royaume-Uni, dans l'Union européenne et aux États-Unis. Vous devez obtenir toutes les autorisations et certifications nécessaires.
10.4 Si un produit n'est pas conforme aux dispositions de la présente clause 10, vous devez prendre sans délai toutes les mesures nécessaires, à vos frais, pour assurer cette conformité, y compris, sans s'y limiter, la modification, le remplacement ou le rappel de tout produit non conforme.
11. Dispositions relatives à la sécurité de l'information
11.1 Lorsque vous fournissez, mettez à disposition ou rendez accessibles des biens, des services ou des installations destinés à être utilisés dans le cadre de la fourniture du réseau public de communications électroniques ou du service public de communications électroniques d'ASK4, vous devez aider ASK4 à se conformer au règlement de 2022 sur les communications électroniques (mesures de sécurité) et à l'article 105A(1) de la loi de 2003 sur les communications (ainsi qu'à toute exigence similaire mise en œuvre dans d'autres pays où ASK4 opère en vertu de la directive (UE) 2018/1972 établissant le code européen des communications électroniques). En particulier, vous devez :
11.1.1 identifier les risques de compromission de la sécurité liés au réseau ou au service d'ASK4 qui pourraient être causés par vos biens, services ou installations, et en informer ASK4 et coopérer avec elle afin d'atténuer ces risques à vos propres frais ;
11.1.2 Si vous êtes un fournisseur de réseau ayant accès au réseau, au service ou aux données sensibles d'ASK4, vous devez prendre les mesures appropriées et proportionnées afin (a) d'identifier les risques de compromission de la sécurité ; (b) de réduire les risques de compromission de la sécurité ; et (c) de vous préparer à la survenue de compromissions de la sécurité ;
11.1.3 permettre à ASK4 de surveiller toutes les activités entreprises ou organisées par vous en relation avec son réseau ou son service ;
11.1.4 coopérer avec ASK4 pour résoudre les incidents qui causent ou contribuent à compromettre la sécurité du réseau ou du service d'ASK4 ou qui augmentent le risque d'une telle compromission ;
11.1.5 veiller à ce que toutes les connexions réseau et tous les partages de données avec ASK4, ou organisés par vous ou par un tiers en votre nom, soient gérés de manière sécurisée ; et
11.1.6 disposer de plans écrits appropriés pour gérer la résiliation des contrats avec ASK4 et la transition qui en découle, tout en maintenant la sécurité du réseau ou du service.
11.2 Lorsque vous traitez des informations confidentielles ou des données personnelles d'ASK4 (« Données ASK4 »), vous devez vous assurer que vous avez mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les Données ASK4 contre tout traitement non autorisé ou illégal et contre toute perte, destruction ou détérioration accidentelle, en fonction du préjudice qui pourrait résulter d'un traitement non autorisé ou illégal ou d'une perte, destruction ou détérioration accidentelle et de la nature des données à protéger. compte tenu de l'état de développement technologique et du coût de mise en œuvre de toute mesure (ces mesures peuvent inclure, le cas échéant, la pseudonymisation et le chiffrement des Données ASK4, la garantie de la confidentialité, de l'intégrité, de la disponibilité et de la résilience de ses systèmes et services, la garantie que la disponibilité et l'accès aux Données ASK4 peuvent être rétablis en temps opportun après un incident, et l'évaluation régulière de l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles que vous avez adoptées).
11.3 Lorsque vous traitez des données à caractère personnel dans le cadre de la fourniture d'un service de communications électroniques public, vous devez informer ASK4 de toute violation dans les vingt-quatre (24) heures. En ce qui concerne toutes les autres violations de la sécurité entraînant la destruction accidentelle ou illégale, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée ou l'accès non autorisé à des données à caractère personnel liées à vos biens, services ou installations, vous devez en informer ASK4 dans les soixante-douze (72) heures.
11.4 Lorsque vous développez des produits, des logiciels ou des services pour ASK4 ou fournissez des services d'assistance informatique à ASK4, vous devez faire preuve de compétence et de diligence raisonnables pour vous assurer que les services sont fournis et/ou développés de manière sécurisée, ce qui inclut, sans s'y limiter :
11.4.1 mettre en œuvre des pratiques de codage sécurisées afin de prévenir les vulnérabilités courantes telles que l'injection SQL, le cross-site scripting (XSS) et la falsification de requêtes intersites (CSRF) ;
11.4.2 effectuer régulièrement des évaluations de sécurité, y compris des revues de code et des analyses de vulnérabilité ;
11.4.3 assurer, le cas échéant, le cryptage des données tant en transit qu'au repos ;
11.4.4 appliquer rapidement les correctifs et mises à jour nécessaires pour corriger les vulnérabilités connues ;
11.4.5 veiller à ce que les bibliothèques et composants tiers utilisés dans le logiciel soient régulièrement mis à jour et exempts de vulnérabilités connues ;
11.4.6 effectuer des tests de sécurité rigoureux et corriger rapidement tout problème de sécurité identifié ;
11.4.7 mettre en œuvre des contrôles d'accès appropriés afin de garantir que seul le personnel autorisé ait accès au logiciel et aux données connexes ; et
11.4.8 n'incorporer aucun logiciel open source dont la licence impose que tout logiciel distribué ou toute œuvre dérivée de celui-ci soit distribué sous la même licence open source (y compris, sans s'y limiter, les logiciels sous licence GNU General Public License (GPL), Affero General Public License (AGPL)) (collectivement, les« logiciels open source copyleft ») dans le logiciel développé sans le consentement écrit préalable d'ASK4. Vous pouvez utiliser des logiciels open source qui ne sont pas des logiciels open source copyleft.
12. Traitement des données à caractère personnel
Sauf accord contraire, lorsque vous traitez des données personnelles ASK4 en tant que sous-traitant, vous devez le faire conformément à l'accord ASK4 sur le traitement des données (ASK4 Controller) (https://www.ask4.com/data-processing-agreement-ask4-controller).
13. Santé et sécurité
13.1 Vous devez :
13.1.1 disposer des compétences, des connaissances, de l'expérience et des comportements, et, si nécessaire, des capacités organisationnelles nécessaires pour satisfaire aux exigences de compétence applicables à votre fonction et fournir à ASK4 les informations pertinentes lui permettant d'évaluer avec succès votre conformité aux lois applicables en matière de santé et de sécurité ; et
13.1.2 conserver et tenir à jour les registres des formations obligatoires en matière de santé et de sécurité et les mettre à la disposition d'ASK4 sur demande.
13.2 Lorsque vous effectuez des « travaux de construction » au sens du règlement de 2015 sur la construction (conception et gestion) ou de toute autre mise en œuvre locale applicable de la directive européenne 92/57/CEE (le « règlement CDM »), vous devez :
13.2.1 remplir le rôle de maître d'œuvre et/ou de concepteur principal, comme l'exigent les règlements CDM ;
13.2.2 fournir à ASK4 une visibilité sur les pratiques de travail sur le site et toute la documentation produite aux fins du règlement CDM ; et
13.2.3 se conformer à la partie 2A du règlement de 2010 sur la construction et, lorsqu'ils effectuent des travaux liés à un « bâtiment à haut risque » (tel que défini dans le règlement de 2023 sur les bâtiments à haut risque (descriptions et dispositions supplémentaires) (SI 2023/275)), au règlement de 2023 sur la construction (procédures relatives aux bâtiments à haut risque) (Angleterre) de 2023 (SI 2023/909).
13.3 Vous garantissez et vous engagez à n'avoir fait l'objet d'aucune sanction grave imposée par un organisme de réglementation en matière de santé et de sécurité (y compris le Building Safety Regulator, le Health and Safety Executive, tout organisme qui leur succéderait ou toute autorité locale ou publique), ni commis aucune faute similaire au titre du Building Regulations 2010 (règlement sur la construction de 2010).
14. Dispositions supplémentaires
14.1 Vous garantissez et vous engagez à ce qu'à tout moment, aucune allégation, accusation, procédure, enquête ou demande d'informations ne soit formulée à votre encontre ou à l'encontre de l'un de vos représentants par une autorité gouvernementale concernant une violation réelle ou potentielle des présentes exigences de conformité. Vous informerez immédiatement ASK4 si cela change ou est susceptible de changer.
14.2 Vous garantissez et vous engagez à ce que tous les paiements effectués dans le cadre de l'exécution de tout accord entre vous et ASK4 soient :
14.2.1 correctement et précisément consignés dans vos livres et registres, y compris le montant, l'objet et le destinataire ;
14.2.2 conservés conformément à vos procédures internes, accompagnés des pièces justificatives ; et
14.2.3 tenus conformément à toutes les autres lois applicables relatives à la préparation et à la tenue des livres, registres ou comptes, dans chaque cas d'une manière qui garantit suffisamment que toutes vos transactions sont enregistrées sous une forme qui permet le respect des présentes exigences de conformité.
14.3 Vous garantissez et vous engagez à ce que ni vous, ni aucun de vos représentants, n'ayez :
14.3.1 contourné tout contrôle comptable interne ;
14.3.2 falsifié des livres, registres ou comptes ;
14.3.3 créé ou conservé tout fonds ou actif qui n'a pas été enregistré dans les livres et registres de l'entité concernée ; ou
14.3.4 tenté de contraindre ou d'influencer frauduleusement un comptable dans le cadre d'un audit, d'un examen ou d'une vérification de vos états financiers.
14.4 Vous vous engagez à ne vous livrer à aucune des activités susmentionnées pendant la durée de tout accord entre vous et ASK4.
14.5 ASK4 et ses représentants autorisés peuvent contrôler, examiner et faire des copies de vos livres, registres, comptes et tout autre document lié à tout accord entre ASK4 et vous, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés, afin de vérifier votre conformité aux présentes exigences de conformité. Vous conserverez et préserverez tous ces registres et comptes pendant toute la durée de tout accord entre vous et ASK4 et pendant (i) trois (3) ans après l'expiration ou la résiliation de tout accord entre vous et ASK4 ou (ii) la durée dictée par votre politique de conservation des données (la plus longue des deux). Vous acceptez de coopérer pleinement à ces audits. Les droits contenus dans la présente clause 14 doivent être explicitement inclus dans tout contrat de sous-traitance ou accord ultérieur conclu entre vous et l'un de vos représentants dans le cadre de l'exécution de tout accord entre vous et ASK4.
14.6 Vous devez dispenser une formation anti-corruption et anti-poupée au Personnel et à tous les employés des sous-traitants fournissant des services dans le cadre d'un accord entre vous et ASK4 ou, à la demande d'ASK4, autoriser ASK4 à dispenser cette formation.
14.7 Vous garantissez et vous engagez à ce que vous et vos représentants mainteniez et continuiez à maintenir des politiques, procédures et contrôles adéquats (y compris une procédure de dénonciation) afin de garantir que les services fournis dans le cadre de tout accord entre vous et ASK4 soient conformes aux présentes exigences de conformité. Il s'agit notamment des politiques et procédures relatives (i) à la comptabilité et aux transactions financières, (ii) à la formation du personnel et (iii) à la diligence raisonnable à l'égard des tiers. Vous devez vous assurer que vos représentants ont connaissance de ces politiques, procédures et contrôles et fournir sans délai à ASK4 des copies ou des détails à leur sujet sur demande écrite.
14.8 Si vous constatez ou soupçonnez raisonnablement une violation des présentes exigences de conformité dans le cadre de l'exécution d'un accord entre vous et ASK4, vous devez immédiatement en informer ASK4 par écrit. Vous vous engagez à :
14.8.1 ouvrir une enquête et prendre immédiatement des mesures pour suspendre toute activité illégale ou contraire à l'éthique identifiée dans la notification, dans l'attente des résultats de l'enquête ;
14.8.2 coopérer pleinement à toute enquête menée par ASK4 afin de déterminer si une violation a été commise et, dès que possible et dans tous les cas dans les quatre-vingt-dix (90) jours suivant la notification, fournir un rapport écrit au directeur juridique d'ASK4 décrivant la méthode, la portée et les résultats de l'enquête. Le rapport doit inclure une proposition de solution pour toute violation réelle ou potentielle. Vous devez mener toute enquête complémentaire et réviser la solution proposée si nécessaire afin d'obtenir l'approbation d'ASK4 dans un délai raisonnable après la soumission du rapport, et vous devez mettre en œuvre toute solution approuvée ; et
14.8.3 ASK4 peut divulguer des informations relatives à une violation probable des dispositions anti-corruption, y compris l'existence et les termes de tout accord entre vous et ASK4, à toute autorité gouvernementale compétente et à toute autre personne qu'ASK4 ou son conseiller juridique estime avoir un besoin légitime de connaître.
14.9 Si ASK4 estime, en toute bonne foi, que vous ou l'un de vos représentants avez enfreint l'une de ces exigences de conformité d'une manière susceptible d'engager la responsabilité d'ASK4 ou de nuire gravement à sa réputation, ASK4 aura le droit unilatéral, exerçable immédiatement après vous en avoir informé par écrit, de :
14.9.1 mettre fin à l'obligation d'ASK4 de verser l'indemnisation prévue dans tout accord conclu entre vous et ASK4 ; et/ou
14.9.2 résilier immédiatement tout accord entre vous et ASK4.
14.10 Vous indemniserez ASK4 pour toutes les pertes et dépenses découlant de ou liées à toute violation des présentes exigences de conformité. Cela inclut tous les frais raisonnables engagés par des tiers (y compris les frais juridiques et autres honoraires et dépenses professionnels raisonnables), les amendes, les dommages-intérêts et autres obligations financières (y compris le remboursement de revenus ou de bénéfices) subis ou encourus par ASK4, ou imposés à ASK4, en relation avec l'existence, les conclusions ou le résultat de toute plainte, enquête ou procédure relative à votre conformité aux présentes exigences de conformité. Si une disposition de la présente indemnisation est nulle ou inapplicable en vertu de la loi applicable, elle sera considérée comme modifiée dans la mesure nécessaire pour la rendre légale, valide et applicable. Si une telle modification n'est pas possible, la disposition sera supprimée et les autres dispositions resteront pleinement en vigueur et, si nécessaire, seront interprétées de manière à donner effet aussi fidèlement que possible à l'objectif visé par la présente indemnisation.
14.11 ASK4 peut effectuer une vérification préalable continue à votre égard (dont la portée, la méthode, la nature et la durée seront déterminées à la seule discrétion raisonnable d'ASK4). Vous acceptez de coopérer pleinement à toute vérification préalable continue et vous vous engagez à répondre rapidement et avec précision à toute demande d'informations ou de documents dans le cadre de cette vérification.
14.12 Sauf indication contraire expressément stipulée dans un accord écrit séparé signé par ASK4 et régissant les fournitures concernées, toutes les fournitures sont fournies sous réserve et conformément aux conditions d'achat d'ASK4 (https://www.ask4.com/legal/ask4-terms-of-purchase). Ces conditions s'appliquent à l'exclusion de toute autre condition (y compris celles mentionnées dans les devis, les accusés de réception, les factures, les bons de livraison, les catalogues ou les conditions implicites résultant du commerce, des usages ou des pratiques commerciales). Lorsqu'un accord séparé signé stipule qu'il couvre toutes les fournitures entre les parties, il prévaut pour son champ d'application et sa durée. Dans le cas contraire, les conditions d'achat d'ASK4 continuent de régir toutes les autres commandes et s'appliquent à toutes les fournitures effectuées à ASK4.
14.13 Vous fournirez à ASK4, au moins une fois par an ou à la demande d'ASK4, un certificat confirmant le respect des présentes exigences de conformité.
Mises à jour
Le 16 février 2024, ces exigences de conformité ont été mises à jour afin d'inclure une nouvelle section 8 (les sections suivantes ayant été renumérotées). Cette nouvelle section s'applique à toutes les fournitures de produits (tels que définis dans la mise à jour) effectuées à compter de cette date.
Le 20 juin 2024, ces exigences de conformité ont été mises à jour afin d'inclure une nouvelle section 9 (les sections suivantes ayant été renumérotées). Cette nouvelle section s'applique à toutes les fournitures de produits effectuées à compter de cette date.
Le 8 juillet 2024, ces exigences de conformité ont été mises à jour afin d'inclure une nouvelle section 5.2 (les sections suivantes ayant été renumérotées). Cette nouvelle section s'applique à tous les fournisseurs.
Le 11 novembre 2024, ces exigences de conformité ont été mises à jour afin d'inclure une nouvelle section 10 (traitement des données). Cette nouvelle section s'applique à tous les fournisseurs concernés.
Le 13 mars 2025, ces exigences de conformité ont été mises à jour afin d'inclure une nouvelle section 11 (santé et sécurité). Cette nouvelle section s'applique à tous les prestataires concernés.
Le 6 octobre 2025, ces exigences de conformité ont été mises à jour afin d'inclure une nouvelle section 12.11 (conditions d'achat). Cette nouvelle section s'applique à tous les fournisseurs.
Le 23 février 2026, ces exigences de conformité ont été mises à jour afin d'inclure des corrections typographiques et linguistiques, des clarifications des termes définis, des modifications de certaines définitions (notamment l'ajout de régions spécifiques à la définition de « pays sanctionné » et des ajouts aux lois sur l'esclavage moderne et l'ESG), ainsi que l'introduction d'une nouvelle section 7 (Approvisionnement responsable en minéraux) (les sections suivantes ayant été renumérotées), ainsi que des dispositions de conformité connexes. Cette mise à jour s'applique à tous les fournisseurs.