1. À propos de la présente politique

ASK4 Limited et ASK4 Solutions Limited (« nous », « notre », « nos ») s'engagent à protéger vos données à caractère personnel et à les traiter de manière équitable, licite et transparente.

La présente politique explique comment vous pouvez déposer une réclamation concernant l'utilisation que nous faisons de vos données à caractère personnel et comment nous traiterons cette réclamation.

2. À qui s'applique la présente politique ?

La présente politique s'applique aux clients, aux prospects, aux contacts professionnels et aux visiteurs de nos sites Web.

Cela s'applique également aux résidents qui utilisent notre service Internet ou d'autres services gérés.

Si vous êtes résident, la procédure de réclamation concernant les problèmes qui ne sont pas liés à notre utilisation des données à caractère personnel est décrite dans notre procédure officielle de réclamation.

La présente politique ne s'applique pas aux réclamations émanant de nos employés ou de nos actionnaires, ni aux questions liées aux services informatiques d'entreprise dans le cadre desquels nous intervenons en tant que sous-traitant. Lorsque nous intervenons en tant que sous-traitant, nous transmettrons la réclamation au responsable du traitement concerné, qui sera généralement notre client.

3. Votre droit de déposer une réclamation

Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont nous avons traité vos données à caractère personnel, vous avez le droit de nous adresser une réclamation. Vous pouvez nous faire part de vos préoccupations concernant :

  • comment vos données à caractère personnel ont été collectées ou utilisées ;
  • l'accès à vos données à caractère personnel ;
  • l'exactitude de vos données à caractère personnel ;
  • la durée de conservation de vos données à caractère personnel ;
  • la sécurité de vos données à caractère personnel ; ou
  • les communications marketing que vous avez reçues.

Nous vous invitons à nous contacter en premier lieu. Dans la plupart des cas, nous pouvons régler rapidement vos problèmes sans qu'il soit nécessaire de déposer une réclamation officielle.

4. Comment déposer une réclamation

Vous pouvez nous contacter par l'un des moyens suivants :

Lorsque vous nous contactez, merci de bien vouloir indiquer :

  • votre nom et vos coordonnées ;
  • une description claire de votre problème ; et
  • les numéros de compte ou de référence pertinents, si vous en disposez.

Vous n'avez pas besoin d'utiliser un langage juridique. Dites-nous simplement ce qui s'est passé et ce que vous souhaitez que nous fassions à ce sujet.

5. Et ensuite ?

5.1 Remerciements

Nous vous accuserons réception de votre réclamation dans un délai de 30 jours civils.

5.2 Évaluation et enquête

Nous allons :

  • examinez attentivement votre réclamation ;
  • examiner les systèmes, les processus et les données concernés ;
  • tenir compte des lois applicables en matière de protection des données ; et
  • le cas échéant, assurer la liaison avec des tiers, par exemple lorsque nous traitons des données à caractère personnel pour le compte d'un propriétaire immobilier ou d'un prestataire de services.

5.3 Vous tenir informé

Si votre réclamation est complexe ou nécessite davantage de temps pour être examinée, nous vous tiendrons informé de l'avancement du dossier et vous ferons savoir si nous avons besoin de renseignements complémentaires de votre part.

5.4 Notre réponse

Nous vous ferons parvenir une réponse écrite dans les meilleurs délais. Notre réponse comprendra :

  • les conclusions de notre enquête ;
  • une explication de notre décision ; et
  • des précisions sur les mesures que nous avons prises ou que nous avons l'intention de prendre.

6. Vérification de votre identité

Avant de pouvoir donner suite à votre réclamation, nous devrons peut-être vérifier votre identité. Nous procédons ainsi afin de :

  • protéger vos données personnelles ; et
  • nous assurer que nous nous adressons bien à la bonne personne.

Nous ne demanderons que les informations nécessaires et proportionnées à cette fin.

7. Si vous n'êtes pas satisfait

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous avez le droit de déposer une réclamation directement auprès de l'autorité de contrôle compétente.

Bureau du commissaire à l'information

Nous vous invitons à nous contacter en premier lieu en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessus afin que nous puissions trouver une solution à votre problème.

8. Tenue des registres

Nous conservons des archives des réclamations et de leur issue afin de :

  • améliorer nos services et nos processus ; et
  • respecter nos obligations légales en vertu de la législation sur la protection des données.

Les dossiers relatifs aux réclamations sont traités conformément à nos politiques de protection des données et ne sont conservés que pendant la durée nécessaire.

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